En télétravail, mieux vaut lister les différentes tâches à effectuer dans la journée.

Le télétravail, déjà connu et pratiqué par de nombreux actifs, est une découverte totale pour d'autres.
 

- Comment organiser sa journée de travail ?

- Comment partager et collaborer à distance ?

- Comment maintenir le lien ?

- Comment manager à distance ?

- Autant de questions que tous les nouveaux télétravailleurs se posent.


Découvrez quelques repères et conseils pour vivre au mieux ces nouvelles situations qui s'imposent désormais à tous.


1°) Organiser son espace de travail : un endroit calme et dédié

Bon : 
un bureau dans une pièce dédiée, un bureau dans votre chambre, une chaise et une table dans votre jardin si les enfants ne jouent pas autour.

Pas bon : le lit, le canapé, un bureau dans le salon s’il y a beaucoup de passage, le jardin avec les enfants qui jouent dehors.



2°) Une tenue adaptée au travail

Bon : 
la même tenue qu’au travail, une version un peu plus décontractée et confortable

Pas bon : pyjama, robe de chambre, tenue de sport



3°) Rester fidèle à ses horaires de travail

Bon : 
tenir exactement les mêmes heures qu’au travail, ne pas sacrifier les pauses et encore moins la pause déjeuner.

Pas bon : démarrer en retard, laisser trainer les pauses en se disant “je rattraperai”, se faire avaler par son travail et négliger les pauses, oublier que même à distance on fait partie d’une équipe et qu’il faut se caler sur son rythme

 

 

4°) Organiser sa visibilité

Bon :
 tenir son agenda à jour et y bloquer des plages de temps lorsque nécessaire pour se concentrer sur un sujet ou une tâche. Et regarder l’agenda des collègues avant de les contacter.

Pas bon : laisser son agenda vide, n’y mettre que les réunions. Ne pas regarder l’agenda des autres avant de les contacter


5°) S’organiser avec sa famille

Bon : 
Elaborer une charte de la vie à la maison en période de télétravail en impliquant tous les membres du foyer.

Pas bon : ne pas fixer de cadre, le faire de manière autoritaire et autocratique.


 

Retrouvez nos formations sur le télétravail 

 

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On continue ...

Les rituels de notre quotidien se trouvent chamboulés par ce nouveau mode organisationnel. Dire « Bonjour » à tout le monde pour commencer sa journée doit toujours faire partie de nos habitudes. C'est un moment important de notre journée que nous devons conserver, surtout à l'heure actuelle où la distance et l'éloignement peuvent devenir difficilement supportables pour certains ou certaines d'entre-nous.
 

De la même façon, c'est l'occasion de se fixer des pauses et de prendre une pause-café  voir même une pause café virtuelle entre collègues.
 

Renforcer le lien, c'est le rôle principal des managers dans cette nouvelle situation. Organiser des réunions, non pas pour exercer un contrôle à distance, mais pour fédérer son équipe et garantir ainsi le travail collectif et collaboratif, mutualiser les bonnes pratiques, échanger sur les difficultés rencontrées.


Le Parisien,
 quant à lui, publie le « Guide du confiné » pour éviter de rester toute la journée derrière son écran et se limiter à faire les 100 pas dans son appartement en téléphonant à son collègue. Des conseils, à la fois pour bien démarrer la journée, pour évacuer le stress et les angoisses du confinement et brûler les quelques calories que nous allons stocker durant ces quelques semaines.


Il est également important de s'autoriser à faire une pause: expliquer qu'en raison de ces circonstances vous ne pouvez être disponible à certains horaires, c'est tout à fait normal. De façon à ce que ces temps de pause soient respectés de tous, il est nécessaire de les préciser, par exemple en mettant à jour votre agenda partagé sur votre messagerie.


 

Créer un espace de télétravail dédié et agréable

Il est essentiel de se créer un espace de travail dédié, si possible isolé et agréable. Cet espace de télétravail a pour principe de vous correspondre, osons le personnaliser. Même si cet espace est éphémère le temps de nos heures de travail, il nous permettra d'éviter toutes techniques de sabotage.

La To Do List 

En effet, pour un télétravail efficace et ne pas procrastiner en pensant à nos tâches personnelles encore non réalisées et nous encombrant l'esprit ou les enfants qui nous sollicitent sans cesse pour diverses raisons... Nous allons éclaircir nos tâches professionnelles, personnelles, scolaires et familiales et cela évitera toutes confusions, surmenage, surcharge mentale et amènera de la précision à notre programme journalier. 

L'idéal pour un télétravail efficace est de faire une To Do List (liste des choses à faire) tous les soirs à la fin de sa journée : lister toutes les tâches à accomplir dans tous les domaines, puis les prioriser. Ainsi, nous réaliserons ce sur quoi il est nécessaire de travailler le lendemain, en priorité, et ce qui peut attendre.


 

Un emploi du temps : planifions nos tâches

Nous avons fait notre liste et avons priorisé les tâches, nous allons les planifier. Le télétravail peut très vite amener à une surcharge mentale en pensant à tout ce qu'il y a à réaliser dans la journée.

Alors, pensons « emploi du temps ». À créer en famille, un emploi du temps, avec la programmation des tâches de chacun sur le moment de la journée. Nous pouvons utiliser des codes couleurs pour se repérer et définir les tâches de chacun durant le confinement. 

 

 

Tenons-nous aux 10 premières tâches inscrites à notre To do List

Le fait de se limiter aux 10 premières tâches de notre To Do List, notre télétravail s'en trouve plus performant car nous ne nous surchargeons pas de tâches non prioritaires voire inutiles. C'est pourquoi, nous devons prioriser nos tâches et se donner pour objectif les 10 premières de notre To Do List. Une fois ces 10 tâches réalisées, nous pouvons passer aux tâches suivantes. 

Ainsi, nous irons nous coucher avec un sentiment de gratification envers soi et un aboutissement concret de notre télétravail. Notre état d'esprit en fin de journée en sera plus serein.  


 

La Région Grand Est a publié également un Guide du management à distance en situation exceptionnelle.  à destination des managers, pour organiser sa pratique de télétravail vis-à-vis de son environnement professionnel comme de son environnement personnel.

Nous sommes tous rentrés sans aucune préparation dans ce nouveau schéma organisationnel et souhaitons pouvoir rapidement en sortir, enrichis d'expériences professionnelles et humaines dont nous saurons tirer parti pour développer un avenir meilleur.


 

Déculpabilisons, nous faisons du mieux que nous pouvons  

Le plus important, ne culpabilisons pas. Nous faisons du mieux que nous pouvons dans des conditions peu évidentes et qui peuvent s'avérer stressantes et anxiogènes. 

 

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