Qualiopi sous-traitance : obligations, règles et contrat depuis 2024

Sous-traitance et Qualiopi : obligation de certification selon le cadre

La question de la certification Qualiopi pour un sous-traitant ne se résout pas par une réponse unique. Tout dépend de la nature du financement de la formation. Le cadre d’intervention du donneur d’ordre détermine si le sous-traitant doit détenir sa propre certification ou s’il peut s’appuyer sur celle de son client.

– Hors CPF (financements OPCO, entreprises, fonds publics) : la certification Qualiopi n’est pas exigée du sous-traitant si le donneur d’ordre est certifié. La responsabilité de la qualité incombe à l’organisme principal, qui doit néanmoins prouver la conformité de ses partenaires lors de l’audit.
– CPF (depuis le 1er avril 2024) : la certification Qualiopi est strictement obligatoire pour tout sous-traitant intervenant sur le dispositif Mon Compte Formation. Cette règle découle du décret n°2023-1350 du 28 décembre 2023, qui impose aux sous-traitants de détenir leur propre certification pour être éligibles aux fonds du CPF.
– Prestataire non pédagogique : un intervenant qui fournit uniquement des services logistiques, administratifs ou techniques (location de salle, impression de supports) n’est pas considéré comme un sous-traitant au sens de la formation. Il n’est donc pas soumis à l’obligation de certification Qualiopi.
– Micro-entrepreneur : un sous-traitant au statut de micro-entrepreneur réalisant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 77 700 € HT est exempté de l’obligation de certification Qualiopi, même pour des prestations liées au CPF. Le seuil est le seul critère pris en compte la nature des prestations ou le volume d’heures ne modifie pas cette règle.
– Sous-traitance en cascade : elle est formellement interdite pour les prestations CPF. Le donneur d’ordre ne peut pas confier une partie de la formation à un sous-traitant qui lui-même en sous-traiterait une fraction à un tiers. Cette interdiction vise à garantir une traçabilité complète des acteurs et à lutter contre les fraudes documentées dans la réforme.

Dans tous les cas hors CPF, la certification du donneur d’ordre sert de socle : le sous-traitant n’a pas à être certifié, mais il doit se soumettre aux exigences qualité de son client, qui conserve l’obligation de démontrer la conformité de l’ensemble de la chaîne de prestation.

Sous-traitance en formation professionnelle : définition et cadre légal

La sous-traitance repose sur une relation tripartite : le commanditaire (client final), le donneur d’ordre (organisme certifié qui contractualise avec le client) et le sous-traitant (organisme ou indépendant qui réalise tout ou partie de la prestation). Cette configuration concerne une part significative du secteur : 12 % des organismes de formation ont recours à la sous-traitance, tandis que 49 % agissent comme sous-traitants, soit une progression de 4 points sur un an.

Sur le plan juridique, un intervenant externe est considéré comme sous-traitant dès lors qu’un contrat de prestation le lie au donneur d’ordre et non un contrat de travail. Le sous-traitant doit alors détenir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) auprès de la DREETS, une formalité à accomplir dans les trois mois suivant sa première prestation. Une nuance s’impose : si le donneur d’ordre est certifié Qualiopi, le sous-traitant n’est pas tenu d’être certifié pour les marchés financés par les fonds publics ou mutualisés autres que le CPF. Le donneur d’ordre conserve la responsabilité de la qualité pédagogique.

Les organismes publics et parapublics représentent 28 % des acteurs engagés dans une activité de sous-traitance, confirmant que ce modèle dépasse le seul secteur privé.

Critères Qualiopi applicables aux sous-traitants et aux donneurs d’ordre

La certification Qualiopi ne repose pas sur un référentiel unique appliqué à l’identique à tous. Pour la sous-traitance, le certificateur évalue le donneur d’ordre et le sous-traitant selon leurs responsabilités respectives. Deux champs d’exigences se dessinent : la coordination des intervenants d’un côté, l’adaptation des prestations aux publics de l’autre.

Indicateurs 18 et 21 : coordonner et sélectionner les sous-traitants

L’organisme certifié doit démontrer une réelle maîtrise de sa chaîne de prestation. Concrètement, cela se joue sur deux indicateurs clés.

• Indicateur 18 : coordonner les intervenants internes et externes pour garantir la qualité des formations.
• Indicateur 21 : sélectionner et évaluer les compétences des sous-traitants, y compris les intervenants externes.
• Indicateur 22 : justifier d’un plan de développement des compétences pour ses personnels.
• Preuves attendues : CV à jour, contrats de prestation signés et grilles d’intégration.

Pour l’auditeur, la preuve est documentaire. Un simple intervenant ponctuel est considéré comme un sous-traitant dès lors qu’un contrat de prestation le lie à l’organisme, et non un contrat de travail. Le guide de lecture du référentiel précise que les CV, formations initiales et modalités d’intégration doivent être archivés via un processus dédié, mis à jour régulièrement.

Indicateurs 5 et 26 : objectifs, handicap et responsabilités croisées

La relation de sous-traitance implique également un partage d’exigences pédagogiques et d’inclusion. Le donneur d’ordre ne peut pas se décharger de ses obligations sur le sous-traitant.

L’indicateur 5 impose au sous-traitant de tenir compte des objectifs définis par le donneur d’ordre pour construire son action. L’indicateur 26 exige du sous-traitant qu’il dispose de son propre réseau pour l’accueil des personnes en situation de handicap ; il ne peut pas s’appuyer uniquement sur celui du donneur d’ordre. Cette responsabilité croisée est un point de vigilance majeur : le certificateur évalue le sous-traitant sur les seules missions qui lui sont confiées, mais le donneur d’ordre reste garant de la qualité globale.

En pratique, cela signifie que le donneur d’ordre doit vérifier que son partenaire dispose de compétences internes en matière d’accessibilité et d’adaptation pédagogique, faute de quoi sa propre certification pourrait être questionnée lors d’un audit de surveillance.

Sous-traitance et CPF : les nouvelles règles depuis avril 2024

Le décret n°2023-1350 du 28 décembre 2023 a profondément modifié l’écosystème de la sous-traitance sur le dispositif Mon Compte Formation. Depuis le 1er avril 2024, tout sous-traitant intervenant sur le CPF doit impérativement être certifié Qualiopi, même si le donneur d’ordre l’est déjà. Cette mesure vise à garantir une traçabilité totale des actions et à lutter contre la fraude qui gangrène ce marché. La sous-traitance en cascade, c’est-à-dire la chaîne de plusieurs prestataires successifs, est désormais formellement interdite pour les prestations CPF, une mesure drastique destinée à responsabiliser chaque maillon de la chaîne.

Au-delà de l’obligation de certification, le décret encadre strictement le volume de sous-traitance autorisé. Le chiffre d’affaires annuel qu’un organisme peut confier à des sous-traitants est désormais plafonné à 80 % de son activité totale sur le CPF. Cette limite, fixée par arrêté, est un indicateur clé pour les auditeurs. Concrètement, si votre organisme dépasse ce seuil, vous risquez de perdre l’éligibilité à la facturation des formations via le CPF. L’administration cherche ainsi à s’assurer que le donneur d’ordre conserve une véritable capacité pédagogique interne et ne devienne pas une simple coquille administrative. La vérification de ce plafond s’effectue sur la base du chiffre d’affaires consolidé de l’année précédente, un point de vigilance majeur pour votre gestion.

Contractualisation entre donneur d’ordre et sous-traitant : contenu et obligations

La relation entre le donneur d’ordre et son sous-traitant repose sur un contrat écrit obligatoire, formalisant chaque mission confiée. Ce document doit préciser les objectifs pédagogiques, le contenu de la formation, les moyens mobilisés, les modalités de suivi ainsi que la durée de la prestation. Cette traçabilité constitue la première pièce exigée lors d’un audit Qualiopi.

Le donneur d’ordre conserve la responsabilité de vérifier que son sous-traitant dispose bien d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) valide et respecte les exigences du référentiel. En pratique, seuls 12 % des organismes déclarent recourir à la sous-traitance, tandis que 49 % agissent comme sous-traitants, d’où l’importance de sécuriser ces partenariats.

Il est recommandé d’inclure une clause de résiliation en cas de non-respect des exigences qualité. L’auditeur vérifiera également que chaque formateur externe justifie d’une démarche de formation continue, conformément à l’indicateur 22, et que les contrats signés couvrent l’intégralité des prestations réalisées.

Indicateur 27 : vérifier le respect du référentiel par le sous-traitant

• Responsabilité conformité : le donneur d’ordre certifié doit vérifier que son sous-traitant respecte le référentiel Qualiopi, via l’indicateur 27
• Preuves exigées : contrats, procédures de sélection archivées et documents de conformité doivent être présentés à l’auditeur
• Non-conformités : absence de contrats écrits ou de processus documenté de sélection entraîne une réserve Qualiopi
• Formateurs externes : chaque intervenant doit prouver sa démarche de formation continue en cours

L’indicateur 27 constitue un point de vigilance central lors d’un audit Qualiopi. Il impose au donneur d’ordre de démontrer qu’il s’assure de la conformité des actions de formation réalisées en sous-traitance. Concrètement, l’organisme certifié doit pouvoir présenter un processus formalisé de sélection, d’évaluation et de suivi des sous-traitants. Le guide de lecture version 9 précise que l’auditeur vérifie que les contrats de sous-traitance décrivent précisément le contenu pédagogique, les moyens mobilisés et les livrables attendus. Cette responsabilité s’exerce quelle que soit la nature du prestataire : personne physique ou morale.

La vérification ne s’arrête pas à la signature du contrat. Le donneur d’ordre doit garantir que le sous-traitant dispose des compétences pédagogiques adaptées et d’un réseau pour l’accueil des personnes en situation de handicap. Pour les partenaires d’intervention réguliers, une actualisation périodique des pièces justificatives (CV, diplômes, attestations de formation) s’avère nécessaire. L’objectif : prévenir les fraudes et garantir la qualité pédagogique des parcours financés, un enjeu renforcé depuis la généralisation de la certification pour les sous-traitants CPF.

Côté auditeur, l’absence de contrat écrit, de grille d’évaluation ou de dossier de suivi constitue un motif de non-conformité. Les documents doivent être disponibles à la date du contrôle et couvrir l’intégralité des actions concernées. Un sous-traitant non certifié ne peut d’ailleurs plus intervenir sur des prestations financées via Mon Compte Formation depuis le durcissement réglementaire.

Lors d’un contrôle, les certificateurs s’intéressent également à la traçabilité des compétences des formateurs mandatés. Pour chaque intervenant externe, une preuve de parcours de formation continue doit être archivée (attestation de stage, certification, participation à des ateliers professionnels). Cette exigence vaut autant pour les sous-traitants que pour les intervenants indépendants recrutés ponctuellement.

Cas particuliers et questions fréquentes sur la sous-traitance Qualiopi

Micro-entrepreneur et structures atypiques : quelles règles pour la certification ?

Un micro-entrepreneur qui réalise des prestations de formation en sous-traitance doit être certifié Qualiopi si son donneur d’ordre facture ces prestations à un fonds de financement, car la certification de chaque intervenant réalisant une action de formation est obligatoire.

Formations des élus et sous-traitance : plafonds et agréments spécifiques

La sous-traitance de formations pour les élus locaux impose au sous-traitant de respecter les plafonds de coûts horaires réglementés et de justifier d’un agrément spécifique selon l’organisme financeur, sans que le donneur d’ordre ne puisse atténuer sa responsabilité sur ces points.