Action de formation : définition, cadre légal et modalités de mise en œuvre

Définition légale de l’action de formation

Le Code du travail définit l’action de formation comme un « parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel ». Cette définition, précisée par la loi du 5 septembre 2018, est codifiée à l’article L. 6313-1. Elle vise trois finalités : l’accès à l’emploi, l’adaptation au poste de travail et le maintien dans l’emploi.

Pour être valable, une action de formation doit mobiliser des moyens techniques, humains et pédagogiques adaptés à l’objectif visé. Ce cadre exclut les dispositifs connexes comme le bilan de compétences, la VAE ou l’apprentissage. L’employeur qui souhaite former ses salariés doit donc s’assurer que le parcours proposé respecte strictement cette définition légale pour bénéficier des financements publics et des exonérations associées.

Modalités de réalisation d’une action de formation

Les trois modalités légales : présentiel, distanciel et situation de travail

Le Code du travail reconnaît trois modalités de réalisation pour une action de formation. Chacune répond à des contextes d’apprentissage spécifiques et implique des obligations distinctes pour l’organisme ou l’employeur.

• Présentiel : présence physique simultanée des apprenants et du formateur dans un lieu dédié.
• Distanciel : formation ouverte et à distance (FOAD), organisée en synchrone (classe virtuelle) ou asynchrone (plateforme e-learning).
• Situation de travail : action de formation en situation de travail (AFEST), fondée sur l’analyse de l’activité réelle et des phases réflexives.

Pour la FOAD, l’action doit garantir une assistance technique et pédagogique au bénéficiaire, une information sur l’activité à réaliser et des évaluations jalonnant le parcours. Ces exigences visent à prévenir tout isolement de l’apprenant.

Concernant l’AFEST, elle repose sur un encadrement renforcé : désignation d’un formateur tutoral, analyse préalable de l’activité de travail et mise en place de phases réflexives permettant à l’apprenant de prendre du recul sur sa pratique. Cette modalité mobilise le poste de travail comme véritable support pédagogique.

Exigences communes à toutes les modalités : encadrement et qualité

Quelle que soit la modalité retenue, une action de formation se définit comme un parcours pédagogique structuré. Elle doit mobiliser des moyens techniques, humains et des ressources pédagogiques adaptés aux objectifs visés.

L’encadrement constitue le pilier central. Il doit être assuré par un formateur compétent, qu’il s’agisse d’un salarié de l’entreprise ou d’un prestataire externe. Depuis le 1er janvier 2021, tout financement par des fonds publics ou mutualisés (OPCO, Régions, France Travail) impose de recourir à un organisme détenteur de la certification Qualiopi. Cette certification atteste de la qualité des prestations délivrées, incluant la traçabilité des évaluations et le respect des exigences légales de chaque modalité.

Organismes de formation : qui peut dispenser une action de formation ?

La mise en œuvre d’une action de formation ne relève pas d’un monopole. L’entreprise peut choisir d’organiser elle-même le parcours pédagogique ou de confier cette mission à un prestataire extérieur. Toutefois, depuis le 1er janvier 2021, les règles du jeu ont été clarifiées : pour prétendre à un financement par les fonds publics ou mutualisés (OPCO, Régions, France Travail), l’organisme doit obligatoirement être certifié Qualiopi. Cette certification atteste de la qualité du processus mis en œuvre, de l’analyse du besoin à l’évaluation des acquis.

Formation interne : l’entreprise comme organisme de formation

Une entreprise peut tout à fait concevoir et animer des formations en interne, grâce à ses propres salariés ou managers. Dans ce cas, elle endosse le statut d’organisme de formation et doit, elle aussi, respecter le cadre légal. Pour ses actions, elle doit notamment déclarer son activité auprès de la DREETS et se soumettre aux obligations déclaratives. La certification Qualiopi est nécessaire si elle souhaite mobiliser des fonds de son OPCO ; à défaut, elle peut financer la formation sur son propre budget de plan de développement des compétences. L’enjeu principal reste la qualité : un formateur interne doit disposer des compétences pédagogiques et des ressources adaptées pour garantir l’atteinte de l’objectif professionnel.

Formation externe : recours à un prestataire certifié Qualiopi

La solution la plus courante reste le recours à un prestataire de formation externe. Pour sécuriser le financement de l’action, l’entreprise doit vérifier que l’organisme choisi est bien certifié Qualiopi. Cette obligation, effective depuis le 1er janvier 2021, s’applique à toutes les formations finançables par l’intermédiaire d’un OPCO, des Régions ou de France Travail. En pratique, cela garantit au client un niveau de qualité sur des critères précis comme l’identification des objectifs, l’adaptation aux publics bénéficiaires ou encore les modalités d’évaluation.

La convention de formation professionnelle, obligatoire pour tout achat de formation, doit alors être signée entre l’entreprise et le prestataire. Cet écrit mentionne notamment l’intitulé exact de l’action, sa durée, ses objectifs et son contenu détaillé. Il sécurise juridiquement les deux parties et constitue la pièce justificative clé en cas de contrôle administratif, en particulier lorsque la contribution formation est versée à l’URSSAF.

Catégories d’actions concourant au développement des compétences

Le Code du travail ne se limite pas à la seule action de formation pour définir le champ de la formation professionnelle. L’article L. 6313-1 liste précisément quatre catégories d’actions concourant au développement des compétences. Cette distinction est fondamentale pour savoir quel dispositif mobiliser et quel financement solliciter.

• Action de formation : un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel.
• Bilan de compétences : une analyse des compétences, aptitudes et motivations pour définir un projet.
• Validation des acquis : l’obtention d’une certification enregistrée au RNCP via la VAE.
• Apprentissage : une formation alternée alliant enseignement général, technologique et pratique en entreprise.

Ces quatre dispositifs répondent à des logiques différentes. L’action de formation vise l’acquisition de savoir-faire dans un cadre pédagogique structuré. Le bilan de compétences, lui, ne forme pas : il aide à la réflexion sur un projet professionnel. La VAE permet de faire reconnaître une expérience pour obtenir un diplôme sans passer par une formation classique. L’apprentissage, enfin, repose sur un contrat de travail spécifique alternant temps en centre et temps en entreprise.

Cette distinction a des conséquences pratiques directes. Les financements, les organismes habilités et les obligations administratives diffèrent selon la catégorie concernée. Un employeur qui souhaite faire évoluer un salarié doit donc identifier précisément le dispositif adapté à son objectif avant d’engager toute démarche.

À noter que ces catégories ne sont pas imperméables. Une action de formation peut par exemple être mobilisée en amont d’une VAE pour combler des lacunes, ou un bilan de compétences peut déboucher sur la recommandation d’un parcours de formation spécifique.

Mise en place d’une action de formation : les étapes clés

La mise en œuvre d’une action de formation repose sur une analyse précise des besoins en compétences, conduite avec les managers et le salarié. Vous définissez ensuite les objectifs pédagogiques, le public concerné et les prérequis indispensables à la réussite du parcours.

Le programme de formation doit détailler le contenu des modules, la progression pédagogique et les modalités pratiques : présentiel, distanciel, format modulaire ou mixte. La sélection de l’intervenant s’effectue en interne ou auprès d’un prestataire externe, dont vous vérifiez la certification Qualiopi pour garantir la qualité des prestations.

Enfin, l’évaluation des acquis s’organise en amont et en aval de la formation. Des outils de suivi jalonnent le parcours, avec des phases réflexives en AFEST. Formalisez l’ensemble dans un document de programme et une convention, obligatoire pour tout financement par des fonds publics.